會議策劃流程:無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

　　1:需要做些什麼？

　　會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

　　2:誰來籌劃會議？

　　從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

　　會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

　　*善于與人共事

　　*善于注意小節

　　*善于解決問題

　　*善于與人協商

　　*能夠管理會議財務事宜

　　*熟悉酒店運作

　　*能夠安排恰倒好處的菜單

　　*能夠熟練操作電腦

　　*能夠熟練地與視聽服務公司打交道

　　*能妥善接待貴賓和外國客人

　　*熟知各種禮儀

　　*行事果斷、執著

　　會議籌劃者的任務：

　　*制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標

　　*制定會議議程

　　*了解可供使用的場所和設施情況

　　*選擇或提議合適的場所

　　*檢查并比較各項設施

　　*安排交通事宜

　　*協調會務工作人員的活動

　　*招收、培訓會務人員和廣告人員

　　*制定可行預算或按既定預算安排有關工作

　　*確定各項工作的時間安排

　　*視察選定的場所和設施

　　*與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）

　　*確定印刷公司

　　*安排食品、飲料有關事宜

　　*討價還價

　　*同會議發言人和各位貴賓進行聯系

　　3:主要會議類型：

　　*銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。

　　*年會：可以是公司股東大會，也可能是行業協會每年一次的會員大會。

　　*產品發布會：是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。

　　*研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。

　　*專業會議：是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

　　*獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。

　　*培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內容高度集中，由某個領域的專業培訓人員教授，而且通過培訓要實現某些目的和目標。

　　4:會議籌劃步驟：

　　目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些：

　　*培訓*通知*教育*探討問題*做決策

　　*引入新事物或介紹新人員

　　*激勵*開發*展示*促進與改善*解決問題

　　*討論如何贏利*贏利

　　5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

　　*預計召開會議的日期；

　　*會議預計召開幾天；

　　*打算在什麼地方召開會議；

　　*會議形式或程序是什麼；

　　*需要多大的場地；

　　*以前開過這樣的會議嗎？結果如何；

　　*將有多少人到會；

　　*會議預算是多少；

　　*與會者對費用開支很在意嗎？

　　*打算選用什麼級別的酒店和設施；

　　*打算選用最高級的房間標準是什麼；

　　*誰來制作會議邀請函；

　　*會議需要向與會者打印相關資料嗎？

　　*會議的發言人有哪些？

　　*會議需要什麼樣的視聽設備；

　　*需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

　　*與會者可以攜帶家屬嗎？

　　*打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

　　*有誰來承擔這些活動的費用。

海 南 會 議 接 待 流 程

         一、確定會議主題：

         二、會前準備

        1.會議內容（主辦方、承辦方、協辦方）

        2.會議日程

        3.會議地點

        4.會議酒店

        5.會議手冊

        三，會前準備：秘書組

        1.會議代表出入證，工作牌

        2.會議用臺卡

        3.會議用品清單

        4.人員崗位安排，會前培訓

        5.酒店指示牌

        四、接機組準備

        1.落實航班情況，做好接機牌

        2.整理客人名單，接照先后順序排好

        3.根據航班抵達時間，提前30分鐘到達機場

        4.從第一班到航班最后一趟，會程無縫對接

        5.車隊與接機工作人員落實停車地點，將客人引導進入停車場；

        6.車隊隊長做好車輛協調工作，計劃好航班流量，以及機場到酒店路程所用時間，不能讓客人等太久；

        7.做好無縫對接，不漏接不錯接；

        四、會議報到組

        1.落實好當天到達人數和時間；

        2.根據會議代表所需房型落實好酒店用房情況；

        3.與前臺對接，落實當天所用房間數量，如增加人數超量，做好應急酒店準備；

        4.做好報到登記，房間登記，禮品發放，名牌，胸牌，餐票發放；

        5.落實好餐廳，會議室，用餐，用餐性質：圍桌、自助餐，報到時告知用餐和會議樓層；

        6.交待客人會議場地情況；

        7.與前臺對接好入住人數，房型，匯總表；

        五、會議期間物資組、秘書組工作安排

        1.會議室：場地布置，燈光音響，投影等布置；

        2.會場根據需求排好桌子，臺卡，主桌，副桌，嘉賓桌；鮮花擺放，會議用本子、筆等所需用品；

        3.秘書組：會議流程，根據會議性質檢查會議之前的準備工作是否落實到位。

        4.秘書組：根據會議性質，做好主持及會議安排工作；

        5.大會結束后做好分會場討論、展會工作；

        6.用餐時間、地點、主辦方要通知到位（群里通知、報到手冊標明、會議期間通知）；

        7.每個會場有1-2人做為跟會工作人員，做好協調應急工作；

        六、會議報到組：

        1.報到時落實好每位客人返程情況；

        2.根據返程航班做好送機統計表，同時通知車隊；

        3.與酒店做好用房，用餐確認工作；

        4.如有特別嘉賓，需要特別單獨安排專車專人接送；

        七、送機組：根據航班情況與客人聯系，做好送機工作；

        八、財務部：根據酒店消費情況，房間，會議室，餐廳，車隊，各供應商，核對帳單，做好結算工作。

　　只要告訴我們您對會議的要求，剩下的就由我們來為您服務，我們將會為您提供最明細的會議策劃、最優質的服務，相信以我們的能力和實力定能讓您此次會議滿意而歸，滿載而歸。