會(huì)議策劃流程:無(wú)論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議,不論籌劃此會(huì)議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富,單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問題,都會(huì)面臨各種問題:
1:需要做些什麼?
會(huì)議有各種類型,不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境,召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。
2:誰(shuí)來(lái)籌劃會(huì)議?
從秘書到公司總裁,每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃,只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專職還是兼職,最終結(jié)果,是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會(huì)議籌劃者的職責(zé):作為會(huì)議籌劃者,要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。
*善于與人共事
*善于注意小節(jié)
*善于解決問題
*善于與人協(xié)商
*能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜
*熟悉酒店運(yùn)作
*能夠安排恰倒好處的菜單
*能夠熟練操作電腦
*能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道
*能妥善接待貴賓和外國(guó)客人
*熟知各種禮儀
*行事果斷、執(zhí)著
會(huì)議籌劃者的任務(wù):
*制定計(jì)劃,確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)
*制定會(huì)議議程
*了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況
*選擇或提議合適的場(chǎng)所
*檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施
*安排交通事宜
*協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)
*招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員
*制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作
*確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排
*視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施
*與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)
*確定印刷公司
*安排食品、飲料有關(guān)事宜
*討價(jià)還價(jià)
*同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系
3:主要會(huì)議類型:
*銷售會(huì)議:一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會(huì)議,或者是對(duì)前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。
*年會(huì):可以是公司股東大會(huì),也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。
*產(chǎn)品發(fā)布會(huì):是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。
*研討會(huì):是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見反饋。
*專業(yè)會(huì)議:是就某個(gè)領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問題、解決問題的小組會(huì)議。
*獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
*培訓(xùn)會(huì)議:一般要用至少一天,多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類培訓(xùn)需要有特定的場(chǎng)所,培訓(xùn)內(nèi)容高度集中,由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授,而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。
4:會(huì)議籌劃步驟:
目的和目標(biāo):確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些:
*培訓(xùn)*通知*教育*探討問題*做決策
*引入新事物或介紹新人員
*激勵(lì)*開發(fā)*展示*促進(jìn)與改善*解決問題
*討論如何贏利*贏利
5:在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí),你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了:
*預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期;
*會(huì)議預(yù)計(jì)召開幾天;
*打算在什麼地方召開會(huì)議;
*會(huì)議形式或程序是什麼;
*需要多大的場(chǎng)地;
*以前開過這樣的會(huì)議嗎?結(jié)果如何;
*將有多少人到會(huì);
*會(huì)議預(yù)算是多少;
*與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開支很在意嗎?
*打算選用什麼級(jí)別的酒店和設(shè)施;
*打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼;
*誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函;
*會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎?
*會(huì)議的發(fā)言人有哪些?
*會(huì)議需要什麼樣的視聽設(shè)備;
*需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次;
*與會(huì)者可以攜帶家屬嗎?
*打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎?打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎?是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎?
*有誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用。
海 南 會(huì) 議 接 待 流 程
一、確定會(huì)議主題:
二、會(huì)前準(zhǔn)備
1.會(huì)議內(nèi)容(主辦方、承辦方、協(xié)辦方)
2.會(huì)議日程
3.會(huì)議地點(diǎn)
4.會(huì)議酒店
5.會(huì)議手冊(cè)
三,會(huì)前準(zhǔn)備:秘書組
1.會(huì)議代表出入證,工作牌
2.會(huì)議用臺(tái)卡
3.會(huì)議用品清單
4.人員崗位安排,會(huì)前培訓(xùn)
5.酒店指示牌
四、接機(jī)組準(zhǔn)備
1.落實(shí)航班情況,做好接機(jī)牌
2.整理客人名單,接照先后順序排好
3.根據(jù)航班抵達(dá)時(shí)間,提前30分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)
4.從第一班到航班最后一趟,會(huì)程無(wú)縫對(duì)接
5.車隊(duì)與接機(jī)工作人員落實(shí)停車地點(diǎn),將客人引導(dǎo)進(jìn)入停車場(chǎng);
6.車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)做好車輛協(xié)調(diào)工作,計(jì)劃好航班流量,以及機(jī)場(chǎng)到酒店路程所用時(shí)間,不能讓客人等太久;
7.做好無(wú)縫對(duì)接,不漏接不錯(cuò)接;
四、會(huì)議報(bào)到組
1.落實(shí)好當(dāng)天到達(dá)人數(shù)和時(shí)間;
2.根據(jù)會(huì)議代表所需房型落實(shí)好酒店用房情況;
3.與前臺(tái)對(duì)接,落實(shí)當(dāng)天所用房間數(shù)量,如增加人數(shù)超量,做好應(yīng)急酒店準(zhǔn)備;
4.做好報(bào)到登記,房間登記,禮品發(fā)放,名牌,胸牌,餐票發(fā)放;
5.落實(shí)好餐廳,會(huì)議室,用餐,用餐性質(zhì):圍桌、自助餐,報(bào)到時(shí)告知用餐和會(huì)議樓層;
6.交待客人會(huì)議場(chǎng)地情況;
7.與前臺(tái)對(duì)接好入住人數(shù),房型,匯總表;
五、會(huì)議期間物資組、秘書組工作安排
1.會(huì)議室:場(chǎng)地布置,燈光音響,投影等布置;
2.會(huì)場(chǎng)根據(jù)需求排好桌子,臺(tái)卡,主桌,副桌,嘉賓桌;鮮花擺放,會(huì)議用本子、筆等所需用品;
3.秘書組:會(huì)議流程,根據(jù)會(huì)議性質(zhì)檢查會(huì)議之前的準(zhǔn)備工作是否落實(shí)到位。
4.秘書組:根據(jù)會(huì)議性質(zhì),做好主持及會(huì)議安排工作;
5.大會(huì)結(jié)束后做好分會(huì)場(chǎng)討論、展會(huì)工作;
6.用餐時(shí)間、地點(diǎn)、主辦方要通知到位(群里通知、報(bào)到手冊(cè)標(biāo)明、會(huì)議期間通知);
7.每個(gè)會(huì)場(chǎng)有1-2人做為跟會(huì)工作人員,做好協(xié)調(diào)應(yīng)急工作;
六、會(huì)議報(bào)到組:
1.報(bào)到時(shí)落實(shí)好每位客人返程情況;
2.根據(jù)返程航班做好送機(jī)統(tǒng)計(jì)表,同時(shí)通知車隊(duì);
3.與酒店做好用房,用餐確認(rèn)工作;
4.如有特別嘉賓,需要特別單獨(dú)安排專車專人接送;
七、送機(jī)組:根據(jù)航班情況與客人聯(lián)系,做好送機(jī)工作;
八、財(cái)務(wù)部:根據(jù)酒店消費(fèi)情況,房間,會(huì)議室,餐廳,車隊(duì),各供應(yīng)商,核對(duì)帳單,做好結(jié)算工作。
只要告訴我們您對(duì)會(huì)議的要求,剩下的就由我們來(lái)為您服務(wù),我們將會(huì)為您提供最明細(xì)的會(huì)議策劃、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù),相信以我們的能力和實(shí)力定能讓您此次會(huì)議滿意而歸,滿載而歸。